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【結婚式の二次会幹事】打ち合わせ・準備・注意点をまとめて解説!

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頼まれるのは光栄な反面、何かと大変なイメージがある結婚式の二次会幹事。初めての方は何から手をつけていいのかわからない!のではないでしょうか。 二次会成功の秘訣は“念入りな準備”!
そこでこの記事では、幹事打ち合わせの進め方から、当日の準備、NGパターンと注意すべきポイントを交えながら、二次会の準備のコツをご紹介します。(文:まゆ)

1. 最初が肝心!新郎新婦&幹事顔合わせ

まず最初にすることは、新郎新婦を交えての幹事顔合わせです。その際に、新郎新婦に「どんなパーティーにしたいか」をヒアリングしましょう。

「歓談が多めで、ゲストと自由に話せる時間を作ってほしい」
「ゲームをたくさんして盛り上げて欲しい」
など、人によって希望する雰囲気は様々なはずです。

顔合わせでは、新郎新婦からの「ぜひ、これを入れて欲しい!」というリクエストをヒアリングしましょう。最初の段階でこれを聞いておくことで、後から急にお願いされ、段取りが崩れる心配もなくなります。

二次会幹事

また、この顔合わせの席で次のような情報を新郎新婦と共有しておくと、今後の準備が安心ですよ。

《新郎新婦と共有しておく内容》
①ゲストの人数・リスト
新郎新婦には、声をかけているゲストのリストを早い段階で用意してもらいましょう。会場を決める際にも、人数は非常に重要なポイントになります。

「Google フォーム」や「Weddingday」のような無料のWeb出欠管理ツールを使えばゲストも返事がしやすく、幹事もリアルタイムでゲストの増減を把握できるのでおすすめですよ。

②会費はいくらに設定するか
会費の設定は、必ず新郎新婦と相談して決定しましょう。予算重視の新郎新婦なら、まず会費を決定し、そこから予算を割り出した上で会場を探す方がスムーズです。

③BGMをどうするか
二次会のBGMには主に次の方法があります。

✔新郎新婦に好きな曲のプレイリスト(音源)を作ってもらう
✔どんな雰囲気のBGMが好みかを聞いて二次会会場に伝える
✔二次会会場におまかせ

プレイリストを作るのにも時間が必要ですので、二人が好きなBGMを流したい!という場合は早めに準備をお願いしておきましょう。

④映像演出はするか
二次会には結婚式に参列しないゲストも多くいるため、結婚式のプロフィールムービーや式のダイジェストムービーを二次会で上映すると盛り上がります。

上映する場合は、新郎新婦に映像の手配状況をまず確認。二次会当日は、式が終わってすぐに映像を受け取れるように、カメラマンや式場スタッフへの伝言を新郎新婦にお願いしておきましょう。

⑤乾杯を誰にお願いするか
二次会のスタート時には、ゲストの中の1人に乾杯の発声をお願いします。誰に乾杯をお願いしたいのか、新郎新婦に考えておいてもらいましょう。

⑥余興をお願いしているゲストはいるか
二次会で余興をしてもらうゲストが決まっている場合は、そのメンバーと余興内容、おおよその所要時間をヒアリングしておきましょう。

⑦司会はプロ?ゲスト?
二次会の盛り上がりを大きく左右する司会者。プロの司会者を依頼するのが1番安心ですが、そうでない場合は、ゲストの中に適役がいないか新郎新婦に相談しましょう。

二次会幹事にお願いされることも予想されますが、二次会当日の幹事は大忙し!少人数で幹事を担当する場合はなるべく避けたほうが良いでしょう。

⑧サプライズ(あれば)
せっかくなので、新郎と新婦がお互いにサプライズでやりたいことがないか、聞いてみるといいかもしれませんね。その場合、二人が同席していないタイミングを見計らいましょう!

2. 二次会会場を選ぶポイント

新郎新婦と幹事の顔合わせでは、前章の内容を訊くとともに、肝心の二次会会場についての相談もお忘れなく。二次会会場は新郎新婦が選ぶパターンもありますが、会場選びから幹事が担当するパターンなら、次のポイントに気を配って選ぶと良いですよ。

《二次会会場のチェックポイント》
✔予定人数に対して大きすぎず、かつ増えても大丈夫な余裕があるか
✔ゲストが自由に動き回れる空間のゆとりがあるか
✔テーブルとテーブルの距離は新婦がドレス姿で通りやすいか
✔プロジェクターとスクリーンが利用できるか(使用料も確認)
✔スクリーンは全員が映像を見やすい位置にあるか
✔マイクが2本以上確保できるかどうか(使用料も確認)
✔ゲストの荷物を預かってもらえるクロークはあるか
✔新郎新婦の控え室があるか

上記項目をすべて満たした会場なら、かなり安心!また、料理の味と、サービスのクオリティも気にしたいところ。下見の際はぜひ、ゲスト目線でチェックしてくださいね。

二次会幹事

3. 幹事打ち合わせ(1回目)ですること

二次会幹事の打ち合わせは、少なくとも3回集まれると安心です。

✔1回目の打ち合わせ:全容決定
✔2回目の打ち合わせ:進捗確認や困りごとの共有・見直し
✔最終打ち合わせ:準備物の最終確認と当日の連絡方法・持ち場を共有

まず、1回目の打ち合わせですることを詳しく見ていきましょう。

♠プログラムの決定
新郎新婦の希望をベースに、できれば当日の演出をここで決めてしましましょう。1つ1つのプログラムの所要時間を多めに計算しておき、進行表の概算を作って「見える化」しておけば、準備は7割できたようなもの。この進行表が、当日までの準備の軸となります。

♠タスクリスト作成と、各タスクの担当・期限を決定
上記の進行表をもとにタスクリストを作成し、誰が何の準備を担当するのかを決定します。次の打ち合わせまでに進捗報告の約束をしておくと、全員の責任感が上がるのでおすすめですよ。

♠今後の打ち合わせ日の決定
仕事が忙しい人や既婚者は、打ち合わせのスケジュール調整も一苦労ですよね。結局、二次会当日まで満足に集まれなかった…なんてことのないよう、最初の打ち合わせでそれぞれの都合や集まりやすい曜日などを聞いて、打ち合わせの日にちを決めておくとスムーズです。

二次会幹事

4. 幹事打ち合わせ(2回目)ですること

2回目以降の打ち合わせでは、主に以下を中心に行います。

✔必要アイテムの準備状況把握
✔ゲスト人数の現状把握
✔困りごと共有
 
「自分が担当している内容が時間的に難しくなってきた」
「予想外に手配するのが難しい」
「予算がどうしても合わない」

など、困りごとがあれば一人で解決しようとせず、幹事みんなで話し合いを。分担を変更したり、プログラム内容を見直したりするのは早めに!

誰かに負担が偏り、嫌な思いをするのは新郎新婦の本意ではないはずです。あくまでも全員で和やかに準備を進められるよう努めましょう。

二次会幹事

5. 幹事打ち合わせ(最終回)ですること

最終打ち合わせは、二次会当日の最終確認がメインです。

♠当日の分担決め
持ち物の分担や、マイクを持ち回る担当、会場デコレーション担当、受付への説明担当など、当日は「誰が何をするのか」を決めておくと安心です。進行表を見ながら、何の準備と何の担当が必要か、幹事全員で当日をシュミレーションしておくといいでしょう。

♠参加者席決め(着席の場合)
二次会が立食パーティーではなく着席の場合は、最終打ち合わせで席決めをしてしまいましょう。それに沿って、ゲスト用の大きな席次表・幹事用の席次表数枚・ゲスト全員に席番号がわかるエスコートカード(席次表でもOK)を用意しておけば万全です。

♠司会者と会場スタッフにプログラム全貌の共有
二次会の進行表が固まったら、司会者と会場スタッフに共有しましょう。

プロに見てもらうことで、時間配分が妥当かどうかや必要物など、新たな気づきや提案も出てくる可能性があります。二次会当日ではなく、事前に共有しておくと調整が可能です。

二次会幹事

6. 二次会当日の準備

二次会当日、幹事は披露宴終了後すぐに動き出しましょう。

披露宴終了後、新郎新婦は送賓に移ります。この時、二次会幹事はなるべく早めに会場を出て二人に挨拶を。二人と直接コンタクトがとれるのはここまでです。最終確認事項があればここで確認をしておきましょう。

新郎新婦に挨拶をしたら、披露宴会場のデコレーションアイテムや映像など、二次会会場へ運ぶものを搬出します。二次会会場に到着したら会場スタッフに挨拶をし、席番号を置いたり、受付を飾ったりと会場を整えます。

受付担当が到着したら、受付方法の説明を。受付スペースで写真を撮ったり、メッセージを書いてもらったりする場合は、しっかり引き継ぎましょう。

また、受付担当が集める会費の最終取りまとめ・会場への支払いも幹事の仕事です。幹事の中で1人、会計担当を決めておきましょう。

二次会幹事

7. NGパターンと注意すべきポイント

最後に、二次会でよくある失敗例をもとに注意すべきポイントを紹介します。

♠自分好みにしようとしない
新郎新婦の求めるパーティーから外れていないか、気をつけましょう。「こうすれば盛り上がるはず」と、主観的に押し進めるのではなく、他の幹事の意見にもしっかり耳を傾けましょう。

♠内輪ネタや下品な演出は避ける
二次会は披露宴に比べてカジュアルなパーティーですが、どんなゲストが出席するかギリギリまでわからないもの。特定のゲストにしかわからない内輪ネタや、下品な演出は避けた方が無難です。

♠幹事同士で喧嘩せず仲良く
意見の食い違いによる幹事同士の仲違い、実はよくあります。でも新郎新婦が知ったら悲しいことですよね。新郎新婦とゲストを喜ばせたい気持ちはみんな一緒。協力し合って進めましょう。お互いを尊重し合いながら妥協点を丁寧に探り、あくまでも和やかに進めたいですね。

♠一部の幹事に任せきりにしない
忙しさは一人一人違うため、時間に自由の利く人にウエイトが偏りがちになることも。だからと言って限られた人にだけ負担が集中すると、その不満の矛先が新郎新婦のどちらかに向くことにもなりかねません。どんなに忙しくても、幹事を引き受けた以上はできることを考え、進んで担当を申し出ましょう。

♠準備の期限は守りましょう
全員で一つのパーティーを作りあげているのですから、打ち合わせで決めた準備の期限はしっかり守るのが原則です。難しい場合は、早めに他の幹事に相談や連絡をしましょう。

♠料理が足りない事態は避けましょう
ビュッフェ形式の場合、料理が残ってしまうことがあるからと、人数よりもやや少なめに料理をオーダーする幹事もいます。料理の数を減らしすぎてしまうことは、ゲストの新郎新婦に対する印象を悪くしかねません。

料理は、全員にできる大事なおもてなし。会場スタッフと相談して、的確な量の料理をオーダーしましょう。

二次会幹事

8. まとめ | 一体感を感じられる二次会を目指しましょう

二次会の幹事がすることと、打ち合わせの進め方、会場の選び方、注意点を紹介しました。

幹事を頼まれて不安になっていた方は、できそうな気がしてきましたか?二次会で大事なのは、「ゲストの一体感」。これを当日感じることができたとき、新郎新婦は「いい二次会だった!」と感じてくれるはずです。

例えば、全員参加型のイベントを盛り込んだり、拍手ではなく手拍子を促したり、入退場時には全員で一斉に「おめでとう!」と大声で…など、ちょっとしたことでも、できることはたくさんあります。

新郎新婦が幹事を頼むのは、「この人なら私たちのことを一番わかってくれている」「ゲストをうまくまとめてくれるはず」と、二人から最も信頼されている人です。

実際に、あなたにはきっと他のゲストの誰よりもその力があるはず。自信を持って臨んでくださいね。

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